Pour la réalisation d’un projet, on fait appel à plusieurs outils pour faciliter la gestion et les tâches. Parmi eux, le plan de charge est incontournable. C’est un dispositif utilisé dans le suivi des ressources, humaines et matérielles, ainsi que le temps. Une bonne gestion et une bonne répartition de ces ressources garantissent un rendement optimisé sans compromettre la qualité. Le plan de charge est très important surtout pour les entreprises qui opèrent dans les services et les agences. Pour bien le maîtriser et le calculer, il faut le connaître mieux.
Sommaire
Qu’est-ce qu’un plan de charge ?
Le plan de charge, aussi appelé planning de charge, est un outil permettant à une entreprise de gérer les différentes ressources pour un projet. Il s’agit :
- Des ressources humaines qui correspondent aux équipes à qui l’on confie des tâches et leur compétence
- Des ressources matérielles qui se traduisent par les moyens et équipements à utiliser pour réaliser les tâches
- Des ressources temporelles qui expriment les contraintes en temps facturables pour la réalisation des tâches et du projet.
Le plan de charge est donc le dispositif avec lequel on planifie et facilite l’attribution de ces ressources. Le plan de charge ne se résume pas seulement à la gestion de ces ressources, il permet aussi de mieux répartir la charge de travail pour chaque collaborateur, équipe, ou projet. C’est un outil qui sert à anticiper les besoins et les impératifs d’un projet.
Pourquoi l’utiliser et quels sont ses avantages ?
L’intérêt d’un plan de charge
Un chef de projet aura comme rôle le pilotage des ressources humaines en confiant chaque tâche à une équipe dont le nombre et l’expertise assureront la réussite de la mission. La première raison d’avoir recours à un plan de charge est celle de pouvoir anticiper et de rendre pus facile la répartition des ressources selon les expériences et les faits appartenant aux temps passés.
Avec le plan de charge, les gestionnaires, toute l’équipe et chaque collaborateur auront accès, à temps réel, aux informations concernant :
- L’utilisation de toutes les ressources et le reste des actifs disponibles
- Les projets en cours et les futurs projets, ainsi que ceux qui sont en phase de validation
- La disponibilité et la capacité des collaborateurs à entamer de nouveaux projets
- L’anticipation de la nécessité d’avoir recours à des prestations externes et autres ressources en fonction des situations ou du projet.
Il est à noter que le plan de charge permet de rassembler tous les détails et informations et d’assurer leur mise à jour à tout moment.
Les avantages d’un plan de charge
On enregistre des atouts notables concernant le plan de charge, à savoir :
- La faculté de connaître de façon précise la disponibilité de toutes les équipes pour leur confier les missions qu’ils peuvent honorer. On éviterait ainsi les surcharges, comme elles sont découvertes plus tôt. Cela permet aussi de savoir si les équipes sont disposées à mener de nouveaux projets ou non
- La possibilité de cerner les décalages qui se traduisent par le rapport entre la charge de travail prévu et la charge de travail effective. Cela permet d’identifier les goulots d’étranglement qui retarderaient le projet.
- La capacité de réaliser des plannings réalistes en ayant plus de visibilité et plus de latitude à calculer le temps réel pour la réalisation du projet
- L’aptitude à faciliter la gestion des compétences, car, en ayant connaissance des ressources nécessaires, il serait plus facile de connaître le profil des futurs collaborateurs à recruter ou les prestataires externes à solliciter.
Comment effectuer le calcul d’un plan de charge ?
Pour établir un plan de charge, il est nécessaire de connaître :
- La durée de chaque mission
- Les ressources appropriées à chaque tâche
- Les éventualités, notamment les congés et autres contraintes qui pourraient intervenir pendant le projet.
Il est possible d’utiliser l’application Excel pour élaborer et calculer un plan de charge en suivant les étapes suivantes :
- Effectuer un calcul de la capacité planifiée en se basant sur la formule
(Total des heures planifiées/total des heures disponibles) x 100
- Concevoir un tableau Excel avec lequel on doit mettre les informations sur les prestations de l’entreprise et la possibilité évaluée sur chaque service pour une période donnée
- Mettre le tableau en surbrillance et cliquer sur « Insertion » à la barre d’outils. Sélectionner ensuite la forme graphique que l’on désire appliquer
- Faire un clic droit sur le graphique choisi et choisir « Sélectionner les données »
- Dans l’onglet « Entrée de légende », il faut inverser les colonnes et les lignes et préserver seulement l’équipe et la capacité totale
- Pour finaliser, il faut cliquer sur OK afin de disposer des données indispensables à l’analyse dans le graphe, celui de planification de capacité.
Seulement, le tableur Excel a ses limites qu’il faut prévoir d’utiliser d’autres logiciels.
Pour calculer le plan de charge, on doit avoir recours à un logiciel, notamment :
- Le logiciel Beebusy
- Le logiciel Manager
- Le logiciel Furious squad
- Le logiciel monday.com
- Le logiciel Bubble Plan
